Prozessberatung: Nachfolge, Wachstum, ERP, KI

In jedem Betrieb gibt es diesen einen Satz: „Wenn die Person geht, haben wir ein Problem.“

Sie weiß, wie Projekte laufen. Sie weiß, wer was entscheidet und verantwortet. Aufgeschrieben ist davon wenig. Geht sie, geht das Wissen mit, und im Betrieb bleibt nichts zurück.

Ich bin Noah Habtom. Ich mache sichtbar, wie dein Betrieb wirklich arbeitet. Dann liegt das Wissen nicht mehr im Kopf der Person, sondern im Unternehmen.

Kennst du das?

Wachstum

Die Aufträge wachsen, die Abläufe halten nicht mit

Was früher auf wenigen Schultern lief, wird instabil: mehr Rückfragen, mehr Fehler, mehr Überlastung. Ohne einen aufgeschriebenen Überblick über den Geschäftsablauf haben neue Mitarbeiter nichts, woran sie sich halten können.

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Die Aufträge wachsen, und es fühlt sich nach Erfolg an. Nur die Abläufe sind nicht mitgewachsen. Also bleibt die Arbeit bei denen, die das Wachstum mit aufgebaut haben, denn nur sie wissen, wie alles läuft. Irgendwann sind sie überlastet und gehen, und ihr Wissen geht mit. Neue Mitarbeiter stoßen dazu und finden nichts Aufgeschriebenes. Sie fragen herum, und niemand kann genau sagen, wie es läuft. Also suchen sie sich alles selbst zusammen, als müssten sie den Betrieb für sich neu erfinden. Das kostet Zeit und Nerven. Sie werden genervt und gereizt, und viele gehen wieder. Die hohe Fluktuation ist die Folge, weil das Wissen über Rollen und Abläufe nicht schriftlich dokumentiert ist.

Ich schaue hin: Welche Abläufe tragen das Wachstum, und wo hängt es an einzelnen Mitarbeitern?

ERP, CRM, KI und Automatisierung

Gebaut wird nach dem, was am Tisch erzählt wurde

Entwickler bauen nach dem, was sie im Gespräch verstanden haben. Was nur die Mitarbeiter wussten, fehlt, und die Lösung passt nicht zum Betrieb. Ohne einen Überblick über den Geschäftsablauf, bevor gebaut wird, zahlt das Unternehmen doppelt.

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Das Unternehmen führt ein neues System ein oder will Aufgaben automatisieren. Es setzt sich mit den Entwicklern an einen Tisch und erklärt, wie die Abläufe laufen. Das dauert Stunden. Die Mitarbeiter ergänzen aus dem Kopf, was ihnen einfällt. Eine Übersicht, wie sie ein BPMN zeigen kann, gibt es nicht: wie der Prozess abläuft und wer in welchem Schritt entscheidet und übergibt. Also gehen wichtige Details im Gespräch unter. Die Entwickler bauen nach dem, was sie verstanden haben. Im ersten Testlauf fällt auf, was fehlt: eine Ausnahme, eine Übergabe, eine Entscheidung, die nur ein Mitarbeiter kannte. Die Mitarbeiter sehen, dass das Ergebnis nicht zu ihren Abläufen passt, und arbeiten weiter wie bisher, woraus Widerstände und Reibungen entstehen. Dann beginnt die Abstimmung von vorn. Nach einem Jahr ist die Lösung bezahlt, aber sie passt nicht zum Betrieb, weil das Wissen der Mitarbeiter nie festgehalten wurde.

Ich schaue hin: Wie läuft die Arbeit heute wirklich, wer entscheidet und übergibt, und ist das aufgezeichnet, bevor etwas gebaut wird?

Nachfolge und Übergabe

Der Nachfolger kennt die Zahlen, aber nicht die Handgriffe

Er sieht die Finanzlage, aber nicht, wo Abläufe doppelt laufen, umständlich sind oder Rollen unklar bleiben. Dort liegen die versteckten Kosten. Ohne einen Überblick über den Geschäftsablauf weiß er nicht, wie der Betrieb wirklich läuft.

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Der Nachfolger übernimmt den Betrieb und will ihn voranbringen. Die Finanzlage kennt er genau. Was im Tagesgeschäft passiert, sieht er nicht: wo etwas doppelt gemacht wird, wo Abläufe umständlich sind und wo Rollen unklar bleiben. Genau dort liegen die versteckten Kosten. Der bisherige Inhaber wusste, wie das Tagesgeschäft läuft. Aufgeschrieben hat er es nie. Der Nachfolger muss sich die Abläufe zusammensuchen, um Änderungen vorzunehmen. Die Zahlen zeigen, wo das Unternehmen steht. Getragen wird es vom operativen Geschäft. Und wer es weiterentwickeln will, braucht das Wissen, wie der Betrieb wirklich läuft.

Ich schaue hin: Wie läuft das Tagesgeschäft wirklich, und wo stecken Doppelarbeit, Umwege und unklare Rollen?

Der Weg in drei Schritten, in deinem Tempo

In allen drei Situationen fehlt dasselbe: ein gemeinsames Bild davon, wie die Arbeit wirklich läuft. Das entsteht in drei Schritten. Vor dem ersten steht eine Standortbestimmung. Du weißt immer, wo ihr steht und was als Nächstes kommt.

Vorstufe: Standortbestimmung

Bevor wir die Zusammenarbeit festlegen, schaue ich mir vor Ort an, wo ihr steht und was gebraucht wird. So entscheidest du auf einer klaren Grundlage, ob und wie es weitergeht. Danach mache ich dir ein konkretes Angebot für die Potenzialanalyse.

Potenzialanalyse: erst verstehen

Wir starten mit einem Workshop und sprechen dann direkt mit denen, die die Arbeit tatsächlich machen. Am Ende ist aufgeschrieben, was bisher nur einzelne wussten, und ihr habt ein gemeinsames Zielbild.

Mehr zu diesem Schritt

Wir starten mit einem Workshop. Darin zeige ich Geschäftsführung und Führungskräften den Rahmen: wie Schritt 1 abläuft, was in welcher Reihenfolge passiert und wer wann eingebunden wird. Danach spreche ich direkt mit Führungskräften und Mitarbeitern, die die Arbeit tatsächlich machen. Ich halte fest, wo es bei Doppelarbeit, unklaren Zuständigkeiten oder Übergaben hakt. Dabei erfasse ich auch die heutige Durchlaufzeit zentraler Abläufe. Sie ist euer Ausgangswert und später der klare Vergleichswert. Auf Wunsch prüfe ich dabei auch, wo KI und Automatisierung bei euch möglich sind.

Du bekommst: eine übersichtliche Darstellung der Abläufe, die Durchlaufzeit als Ausgangswert, die größten Verbesserungspotenziale und ein abgestimmtes Ziel. Richtwert: etwa 3 Wochen bei 100 Mitarbeitern.

Optimierung: dann verändern

Jetzt wird das Ziel Wirklichkeit. Ich führe die neuen Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten Schritt für Schritt ein und begleite, bis sie selbstverständlich sind.

Mehr zu diesem Schritt

Wo Informationen zwischen Abteilungen oder Systemen verloren gehen, suche ich einfache, stabile Lösungen. Veränderung braucht Mitarbeiter, die mitgehen. Ich höre früh auf Widerstände und begleite, bis die neuen Abläufe selbstverständlich sind.

Dein Mehrwert: Der Nutzen im Verhältnis zum Aufwand (ROI) ist dein Kompass für Tech-Projekte. Wir legen vorab fest, woran du den Erfolg misst, zum Beispiel an der Durchlaufzeit, die wir in Schritt 1 als Ausgangswert festhalten. So siehst du schon im Verlauf der Optimierung, was die Veränderung bringt und ob sich die Investition für dich lohnt.

Richtwert: Schnittstellen glätten dauert wenige Tage bis mehrere Wochen. Die Begleitung der Veränderung dauert etwa 9 bis 15 Monate bei 100 Mitarbeitern.

Retainer und Audit: dranbleiben

Unternehmen verändern sich weiter. Deshalb schaue ich in festen Abständen nach, ob die neuen Abläufe im Alltag noch so laufen wie geplant.

Mehr zu diesem Schritt

Du bekommst eine kurze Rückmeldung, was gut läuft und was nachjustiert werden sollte. Wächst das Unternehmen oder kommen neue Systeme und Rollen dazu, bin ich dein fester Ansprechpartner für Prozessfragen.

Richtwert: nach Vereinbarung, zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder halbjährlich.

Ich verbinde Struktur, Mensch und Technologie

BPM steht für Business Process Management. Einfach gesagt: Wie läuft die Arbeit im Unternehmen ab, und wie geht es einfacher? Ich bin Noah Habtom, Senior Consultant BPM, und begleite mittelständische Unternehmen genau dabei.

Ich arbeite nicht wie ein klassischer Berater, der ein Konzept abliefert und wieder geht. Ich spreche mit den Mitarbeitern, die die Arbeit machen. Erst dann entsteht ein Bild, das im Alltag trägt.

Warum ich das mache

Als Angestellter im operativen Geschäft habe ich erlebt, wie Kollegen ihre Abläufe selbst auf einem Blatt Papier aufmalen, besonders wenn sie neu im Unternehmen sind. Dabei habe ich mich gefragt: Warum muss ich für meine Rolle Abläufe malen und notieren, und nicht das Unternehmen für seine Mitarbeiter?

Geht eine Person, geht ihr Wissen mit, und der Nächste fängt wieder von vorn an. Das Unternehmen sollte seine Abläufe selbst dokumentieren, einheitlich als BPMN, einer gemeinsamen Zeichensprache für Abläufe. Genau das mache ich. Und mit Hilfe von KI zeige ich dir, wie du dir dabei Zeit sparst und Prozesse nicht mehr von Hand modellieren musst. So behältst du deine Organisation im Überblick und kannst deine Prozesse selbstständig analysieren.

In jedem Betrieb gibt es diesen einen Satz: „Wenn die Person geht, haben wir ein Problem.“

Wann sich das Problem zeigt

Die Aufträge wachsen, die Abläufe halten nicht mit

Gebaut wird nach dem, was am Tisch erzählt wurde

Der Nachfolger kennt die Zahlen, aber nicht die Handgriffe

Der Weg in drei Schritten, in deinem Tempo

Vorstufe: Standortbestimmung

Potenzialanalyse: erst verstehen

Optimierung: dann verändern

Retainer und Audit: dranbleiben

Erst schauen, ob KI bei euch überhaupt geht

Die Fragen davor

Wonach ich schaue

Was du davon hast

Was kostet die Zusammenarbeit?

Was du vor dem ersten Gespräch wissen willst

Ich verbinde Struktur, Mensch und Technologie

Warum ich das mache

Wer weiß bei euch, wie es wirklich läuft?