Prozessberatung: Nachfolge, Wachstum, ERP, KI

In jedem Betrieb gibt es diesen einen Satz: „Wenn die Person geht, haben wir ein Problem.“

Sie weiß, wie Projekte laufen. Sie weiß, wer was entscheidet und warum etwas so gemacht wird. Aufgeschrieben ist davon wenig.

Ich bin Noah Habtom. Ich mache sichtbar, wie dein Betrieb wirklich arbeitet. Dann liegt das Wissen nicht mehr bei einer Person, sondern im Team.

Kennst du das?

Wachstum

Die Aufträge kommen, die Abläufe kommen nicht hinterher

Die Aufträge wachsen, und es fühlt sich nach Erfolg an. Nur die Abläufe sind nicht mitgewachsen. Also bleibt die Arbeit bei denen, die das Wachstum mit aufgebaut haben. Irgendwann sind sie überlastet und gehen, und ihr Wissen geht mit. Neue Mitarbeiter stoßen dazu und finden nichts Aufgeschriebenes. Sie fragen herum, und niemand kann genau sagen, wie es läuft. So geht viel Zeit für Rückfragen und Abstimmung drauf, und für die Betreuung der Kunden bleibt weniger. Beim Kunden kommt das als schwankende Qualität an. Ausgerechnet das Geschäft, das wächst, fängt an zu wackeln.

Ich schaue hin: Welche Abläufe tragen das Wachstum, und wo hängt es an einzelnen Mitarbeitern?

Neues ERP oder CRM

Das Management entscheidet, die Mitarbeiter werden zu spät mitgenommen

Ein neues System soll die Arbeit einfacher machen. Das Management wählt es aus und legt die Anforderungen fest. Wie die Arbeit im Alltag wirklich läuft, steht in keinem Dokument. Das wissen nur die Mitarbeiter, und sie wurden nicht gefragt. In der Schulung sehen sie: Das System passt nicht zu ihren Abläufen. Sie nehmen es nicht an und arbeiten weiter wie bisher. Nach einem Jahr ist das System bezahlt, und der ROI bleibt aus.

Ich schaue hin: Wie läuft die Arbeit heute wirklich, und was davon muss die Software abbilden?

KI und Automatisierung

Welche Aufgaben wiederholen sich eigentlich?

Die Geschäftsführung will das Team entlasten und Aufgaben automatisieren, die immer wieder anfallen. Also fragt sie: Welche Aufgaben sind das? Jeder nennt etwas anderes. Einen Überblick gibt es nicht, und wie die Aufgaben genau ablaufen, steht nirgends. Das wissen nur die Kollegen, die sie machen. So ist unklar, womit man anfangen soll, und das Vorhaben kommt nicht in Gang. Die KI kann nur übernehmen, was vorher jemand beschrieben hat.

Ich schaue hin: Welche Aufgaben kehren regelmäßig wieder, und wer weiß, wie sie laufen?

Nachfolge und Übergabe

Veränderungen, die das Team nicht mitträgt

Der Nachfolger übernimmt den Betrieb und will ihn voranbringen. Zahlen und Ziele kennt er, aber nicht jeden Handgriff im Tagesgeschäft. Also ändert er Abläufe, die ihm unnötig kompliziert erscheinen. Seine Mitarbeiter nehmen die Änderung nicht an, denn aus ihrer Sicht hatte alles einen Grund. Er weiß nicht, was den Betrieb trägt und was nur Gewohnheit ist, denn aufgeschrieben hat das nie jemand. So gehen Vertrauen und Zeit verloren, bevor die Veränderung greift.

Ich schaue hin: Wie läuft das Tagesgeschäft wirklich, und welche Abläufe tragen den Betrieb?

Der Weg in drei Schritten, in deinem Tempo

In allen vier Situationen fehlt dasselbe: ein gemeinsames Bild davon, wie die Arbeit wirklich läuft. Das entsteht in drei Schritten. Vor dem ersten steht eine Standortbestimmung. Du weißt immer, wo ihr steht und was als Nächstes kommt.

Vorstufe: Standortbestimmung

Bevor wir die Zusammenarbeit festlegen, schaue ich mir vor Ort an, wo ihr steht und was gebraucht wird. So entscheidest du auf einer klaren Grundlage, ob und wie es weitergeht. Danach mache ich dir ein konkretes Angebot für die Potenzialanalyse.

Potenzialanalyse: erst verstehen

Wir starten mit einem Workshop. Darin zeige ich Geschäftsführung und Führungskräften den Rahmen: wie Schritt 1 abläuft, was in welcher Reihenfolge passiert und wer wann eingebunden wird. Danach spreche ich direkt mit Führungskräften und Mitarbeitern, die die Arbeit tatsächlich machen. Ich halte fest, wo es bei Doppelarbeit, unklaren Zuständigkeiten oder Übergaben hakt. Dabei erfasse ich auch die heutige Durchlaufzeit zentraler Abläufe. Sie ist euer Ausgangswert und später der klare Vergleichswert. Am Ende ist aufgeschrieben, was bisher nur einzelne wussten, und ihr habt ein gemeinsames Zielbild.

Du bekommst: eine übersichtliche Darstellung der Abläufe, die Durchlaufzeit als Ausgangswert, die größten Verbesserungspotenziale und ein abgestimmtes Ziel. Richtwert: etwa 3 Wochen bei 100 Mitarbeitern.

Optimierung: dann verändern

Jetzt wird das Ziel Wirklichkeit. Ich führe die neuen Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten Schritt für Schritt ein. Wo Informationen zwischen Abteilungen oder Systemen verloren gehen, suche ich einfache, stabile Lösungen. Veränderung braucht Mitarbeiter, die mitgehen. Ich höre früh auf Widerstände und begleite, bis die neuen Abläufe selbstverständlich sind.

Dein Mehrwert: Der ROI ist dein Kompass für Tech-Projekte. Wir legen vorab fest, woran du den Erfolg misst, zum Beispiel an der Durchlaufzeit, die wir in Schritt 1 als Ausgangswert festhalten. So siehst du schon im Verlauf der Optimierung, was die Veränderung bringt und ob sich die Investition für dich lohnt.

Richtwert: Schnittstellen glätten dauert wenige Tage bis mehrere Wochen. Die Begleitung der Veränderung dauert etwa 9 bis 15 Monate bei 100 Mitarbeitern.

Retainer und Audit: dranbleiben

Unternehmen verändern sich weiter. Deshalb schaue ich in festen Abständen nach, ob die neuen Prozesse im Alltag noch so laufen wie geplant. Du bekommst eine kurze Rückmeldung, was gut läuft und was nachjustiert werden sollte. Wächst das Unternehmen oder kommen neue Systeme und Rollen dazu, bin ich dein fester Ansprechpartner für Prozessfragen.

Richtwert: nach Vereinbarung, zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder halbjährlich.

Ich verbinde Struktur, Mensch und Technologie

BPM steht für Business Process Management. Einfach gesagt: Wie läuft die Arbeit im Unternehmen ab, und wie geht es einfacher? Ich bin Noah Habtom, Senior Consultant BPM, und begleite mittelständische Unternehmen genau dabei.

Ich arbeite nicht wie ein klassischer Berater, der ein Konzept abliefert und wieder geht. Ich spreche mit den Mitarbeitern, die die Arbeit machen. Erst dann entsteht ein Bild, das im Alltag trägt.

In jedem Betrieb gibt es diesen einen Satz: „Wenn die Person geht, haben wir ein Problem.“

Wann sich das Problem zeigt

Die Aufträge kommen, die Abläufe kommen nicht hinterher

Das Management entscheidet, die Mitarbeiter werden zu spät mitgenommen

Welche Aufgaben wiederholen sich eigentlich?

Veränderungen, die das Team nicht mitträgt

Der Weg in drei Schritten, in deinem Tempo

Vorstufe: Standortbestimmung

Potenzialanalyse: erst verstehen

Optimierung: dann verändern

Retainer und Audit: dranbleiben

Wachsen auf stabilem Fundament

Ausgangslage

Was ich getan habe

Was sichtbar wurde

Die Reihenfolge, die daraus entstand

Nutzen für den Nachfolger

Was kostet die Zusammenarbeit?

Ich verbinde Struktur, Mensch und Technologie

Wer weiß bei euch, wie es wirklich läuft?